Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) ist:

Fawana GmbH (Betreiberin der Marke Adresio)
Breitfeldstrasse 31
3014 Bern
Schweiz
E-Mail: support@adresio.ch

2. Grundsätze der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Ihre Personendaten nur soweit dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen notwendig ist. Dabei halten wir uns an folgende Grundsätze:

• Rechtmässigkeit: Bearbeitung nur auf einer der nachfolgend genannten Rechtsgrundlagen
• Zweckbindung: Daten werden nur für den angegebenen Zweck verwendet
• Datenminimierung: Wir erheben nur, was wir tatsächlich benötigen
• Richtigkeit: Wir treffen angemessene Massnahmen, um fehlerhafte Daten zu korrigieren
• Datensicherheit: Technische und organisatorische Schutzmassnahmen gemäss aktuellem Stand der Technik
• Transparenz: Sie wissen jederzeit, was mit Ihren Daten geschieht

Rechtsgrundlagen der Bearbeitung (Art. 6 DSG):

• Vertragserfüllung (primäre Grundlage für alle Meldeleistungen)
• Einwilligung (z.B. für optionale Dienste)
• Wahrung überwiegender berechtigter Interessen (z.B. Betrugsprävention, IT-Sicherheit)

3. Welche Daten wir bearbeiten

3.1 Basisdaten (für alle Meldungen gemeinsam erfasst)

Nach erfolgter Zahlung erheben wir folgende Personendaten:

Persönliche Stammdaten

• Vorname, Nachname
• Geburtsdatum
• Zivilstand
• Heimatort (Bürgerort)
• AHV-Nummer (siehe besondere Schutzbestimmungen unter Ziff. 6)

Adressdaten

• Bisherige Adresse (Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Kanton, Stockwerk)
• Neue Adresse (Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Kanton, Stockwerk)
• Datum des Umzugs

Haushaltsdaten (nur bei entsprechender Dienstleistungsauswahl)

• Informationen zu mitziehenden Personen (Partner/in, Kinder, Mitbewohner/innen)
• Haustiere (Tierart, ggf. Registernummern wie AMICUS- oder ANIS-Nummer)

3.2 Dienstleistungsspezifische Daten (nur bei gewähltem Dienst)

Je nach Ihrer Dienstleistungsauswahl erheben wir zusätzliche Daten:

3.3 Zahlungsdaten

Die Zahlungsabwicklung erfolgt ausschliesslich durch unseren Zahlungsdienstleister Worldline Schweiz AG. Wir speichern keine vollständigen Kreditkarten- oder Kontonummern. Wir erhalten lediglich eine Transaktionsbestätigung sowie eine anonymisierte Referenznummer.

3.4 Kontaktdaten

• E-Mail-Adresse (für Magic-Link-Zugang, Transaktionsmails, Status-Updates)

3.5 Technische Nutzungsdaten

• IP-Adresse (anonymisiert nach 24 Stunden)
• Browser-Typ und Betriebssystem
• Zeitpunkt des Zugriffs
• Aufgerufene Seiten (ohne Tracking über Sitzungen hinaus)

Diese Daten dienen ausschliesslich der Systemsicherheit und Fehlerdiagnose.

4. Besondere Kategorie: Dokumente und OCR-Verarbeitung

Für bestimmte Dienstleistungen (insbesondere Kranken- und Privatversicherungen) können Sie Fotos oder Scans Ihrer Versicherungspolicen hochladen. Diese Bilder werden mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) automatisch verarbeitet, um Ihre Policennummern auszulesen.

Wichtig: Hochgeladene Fotos und Scan-Dokumente werden unmittelbar nach der OCR-Verarbeitung unwiderruflich und vollständig gelöscht. Sie werden weder archiviert noch an Dritte weitergegeben.

4b. Verarbeitung bei manueller Portal-Eingabe (Modus B)

Bei Diensten, für die keine direkte API-Anbindung besteht (z.B. Einwohnerkontrolle via eUmzugCH), geben Mitarbeitende von Adresio Ihre Personendaten in Ihrem Auftrag manuell in das jeweilige Behörden- oder Drittportal ein. Die Eingangsbestätigung erhalten Sie direkt vom jeweiligen Portal an Ihre angegebene E-Mail-Adresse — nicht über Adresio. Die eingegebenen Daten werden durch das jeweilige Portal eigenverantwortlich weiterverarbeitet; Adresio speichert intern lediglich eine Versandnotiz (Datum, Dienst, Portal) ohne Kopie der eingegebenen Daten.

4c. Verarbeitung bei postalischen Meldungen (Modus C)

Bei Stellen, die Adressänderungen nur per Post akzeptieren, werden Ihre Personendaten zur Erstellung eines physischen Meldeschreibens verwendet. Dieses Schreiben wird intern gedruckt, kuvertiert und an die Schweizer Post AG übergeben. Der Ausdruck erfolgt auf gesicherten Systemen; das Druckdokument wird unmittelbar nach dem Kuvertieren datenschutzkonform vernichtet (Schreddern). Adresio bewahrt intern lediglich eine Versandnotiz auf (Datum, Empfänger-Institution, Dienstart) — ohne Kopie des vollständigen Briefinhalts.

5. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir verwenden Ihre Daten ausschliesslich für folgende Zwecke:

1. Erbringung der Adressänderungs-Dienstleistungen: Übermittlung Ihrer neuen Adresse an die von Ihnen gewählten Behörden und privaten Stellen
2. Zahlungsabwicklung: Verarbeitung und Bestätigung Ihrer Zahlung
3. Zugang zur Plattform: Bereitstellung Ihres persönlichen Status-Dashboards via Magic-Link
4. Kommunikation: Versand von Auftragsbestätigung, Status-Updates und Erinnerungen
5. Betrieb und Sicherheit: Fehlerbehebung, Missbrauchsprävention, Systemstabilität
6. Rechtliche Verpflichtungen: Aufbewahrung von Belegen gemäss Buchführungsrecht

6. Besonderer Schutz der AHV-Nummer

Die AHV-Nummer ist ein besonders schützenswertes Datum im Sinne von Art. 5 lit. c DSG. Wir treffen folgende Schutzmassnahmen:

• Verschlüsselung: Die AHV-Nummer wird getrennt von den übrigen Personendaten gespeichert und zusätzlich verschlüsselt (Encryption at Rest mit separatem Schlüssel)
• Zugriffsrestriktion: Nur technisch zwingend notwendige Systemprozesse haben Zugriff; kein Mitarbeiterzugang im Klartext
• Verwendungsbeschränkung: Die AHV-Nummer wird ausschliesslich für die Meldung an die Einwohnerkontrolle und weitere gesetzlich berechtigte Stellen verwendet
• Löschung: Nach vollständiger Abwicklung Ihres Auftrags und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wird die AHV-Nummer unwiderruflich gelöscht

7. Kategorien von Datenempfängern: wichtige Unterscheidung

Das Datenschutzgesetz unterscheidet zwischen zwei grundlegend verschiedenen Empfängerkategorien. Diese Unterscheidung ist für Ihre Rechte wesentlich:

Kategorie A – Auftragsverarbeiter: Unternehmen, die Ihre Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen bearbeiten. Wir bleiben für deren Handlungen datenschutzrechtlich verantwortlich.

Kategorie B – Eigenverantwortliche Datenempfänger (Meldestellen): Stellen, an die wir Ihre Daten auf Ihre ausdrückliche Weisung hin weiterleiten. Diese Stellen bearbeiten die Daten danach eigenverantwortlich. Wir haben keinen Einfluss auf deren Datenbearbeitung.

7a. Auftragsverarbeiter (Kategorie A)

Wir setzen folgende sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, die Ihre Daten ausschliesslich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen bearbeiten:

Alle Auftragsverarbeiter sind vertraglich zur Einhaltung des Schweizer Datenschutzgesetzes verpflichtet. Daten verlassen die Schweiz nicht.

Besonderer Hinweis zu postalischen Meldungen: Bei Diensten, die nur per Brief akzeptiert werden (z.B. bestimmte Banken, Privatversicherungen), erstellt Adresio in Ihrer Funktion als Bevollmächtigte ein physisches Meldeschreiben mit Ihren Personendaten. Dieses wird intern gedruckt, kuvertiert und der Schweizerischen Post AG zur Zustellung übergeben. Folgende Schutzmassnahmen gelten:

• Ausdrucke erfolgen auf gesicherten, nicht öffentlich zugänglichen Systemen
• Dokumente werden unmittelbar nach dem Kuvertieren geschreddert (nicht archiviert)
• Adresio bewahrt intern lediglich eine digitale Versandnotiz (Datum, Empfänger, Dienst) ohne vollständigen Briefinhalt auf

7b. Meldestellen als eigenverantwortliche Datenempfänger (Kategorie B)

Rechtsgrundlage: Die Weitergabe Ihrer Personendaten an Meldestellen erfolgt ausschliesslich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Vollmacht und Einwilligung gemäss Art. 6 Abs. 1 DSG («Einwilligung») in Verbindung mit Art. 31 ff. OR (Stellvertretung). Adresio handelt dabei als Ihre Stellvertreterin und übermittelt die Daten auf Ihren ausdrücklichen Auftrag hin — nicht auf eigene Initiative.

Empfänger: Je nach Ihrer Dienstleistungsauswahl übermitteln wir in Ihrem Namen Ihre Adressänderung und die dafür erforderlichen Personendaten an beispielsweise:

• Einwohnerkontrolle Ihrer neuen Gemeinde (via eUmzugCH-Schnittstelle oder direkter Übermittlung)
• Strassenverkehrsamt des zuständigen Kantons
• Schweizer Post AG
• Krankenkassen und private Versicherungsgesellschaften
• Telekommunikationsanbieter, Banken und weitere von Ihnen gewählte Empfänger

Hinweis: Diese Stellen werden nach Erhalt Ihrer Daten zu eigenverantwortlichen Datenverantwortlichen. Für deren weitere Datenbearbeitung, Aufbewahrung und Ihre Betroffenenrechte gegenüber diesen Stellen gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen. Adresio haftet nicht für die Datenbearbeitung dieser Stellen nach erfolgter Übermittlung.

Nachweisbarkeit: Jede Datenweitergabe an eine Meldestelle wird im Audit-Log mit Zeitstempel und Empfänger protokolliert und kann Ihnen auf Anfrage vorgelegt werden.

9. Aufbewahrungsfristen

10. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch folgende technische und organisatorische Massnahmen:

• TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen (HTTPS)
• Verschlüsselung besonders sensibler Daten (AHV) at Rest
• Zugangskontrollen und Zwei-Faktor-Authentifizierung für Systemzugänge
• Regelmässige Sicherheitsupdates der Infrastruktur
• Automatisches Zwischenspeichern (Autosave) in verschlüsselter Datenbank
• Vollständige Datenhaltung auf Servern der Infomaniak Network AG in der Schweiz
• Protokollierung von Zugriffen auf besonders schützenswerte Daten

11. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie nach DSG folgende Rechte:

Auskunftsrecht (Art. 25 DSG): Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir über Sie bearbeiten.

Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen.

Löschungsrecht: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Recht auf Datenherausgabe (Datenportabilität): Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format herausgeben.

Recht auf Einschränkung der Bearbeitung: Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Bearbeitung verlangen.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen bearbeiten, können Sie Widerspruch einlegen.

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) Beschwerde einzureichen.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: support@adresio.ch

Wir bearbeiten Ihr Anliegen innerhalb von 30 Tagen.

12. Cookies und Tracking

Adresio verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies (Session-Cookies für die Sitzungsverwaltung und den Warenkorb). Es werden keine Tracking-Cookies, Werbe-Cookies oder Cookies von Drittanbietern gesetzt.

Es findet kein Cross-Site-Tracking statt. Es werden keine Nutzungsprofile erstellt.

13. Automatisierte Einzelentscheidungen

Adresio trifft keine automatisierten Entscheidungen, die erhebliche Auswirkungen auf Sie haben, ohne dass eine menschliche Überprüfung möglich wäre.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert. Die jeweils aktuelle Version ist auf adresio.ch/datenschutz abrufbar.

15. Kontakt für Datenschutzanliegen

Fawana GmbH (Marke Adresio)
Breitfeldstrasse 31, 3014 Bern
E-Mail: support@adresio.ch

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB):
https://www.edoeb.admin.ch

Stand: Juni 2026